Ratgeber Umsatzsteuer: Das Vorgehen rund um Zahlungen und Prüfung

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Die Umsatzsteuer (USt) wird in Deutschland auf alle Lieferungen, Dienstleistungen und Waren erhoben, die von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großkonzernen, Selbstständigen, Freiberuflern oder anderen kaufmännischen Körperschaften vertrieben werden. Dieser Ratgeber gibt allen Betroffenen Tipps rund um die Umsatzsteuer. Insbesondere soll es dabei um die notwendigen Zahlungen und eine etwaige Prüfung gehen.

Wichtige Merkmale der Umsatzsteuer

Auf den Nettopreis, den ein Händler für sein Produkt oder seine Dienstleistung verlangt, schlägt der Staat die Umsatzsteuer auf. Sie beträgt im Regelfall 19 Prozent des vom Kaufmann aufgerufenen Preises. Diese beiden Komponenten ergeben den Bruttopreis, den die Käufer, beispielsweise im Online-Shop oder im stationären Laden, zahlen. Die Umsatzsteuer wird von dem Gewerbe nicht einbehalten, sondern an in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt abgeführt.

Die Begriffe Mehrwertsteuer (MwSt) und Umsatzsteuer werden in der Bundesrepublik synonym verwendet, seit ab dem Jahr 1967 das Mehrwertprinzip angewendet wird. Dabei wird die Mehrwertsteuer auch auf den Gesamtumsatz geschlagen, sie kann aber erstattet werden, sodass letztlich nur die Marge zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (= Mehrwert) versteuert werden muss. Insgesamt wird der Unterschied zwischen USt und MwSt in dieser Formel deutlich:

MwSt = USt im Verkauf – Vorsteuer im Einkauf

Regelmäßige Zahlungen

Die Differenz zwischen der Umsatzsteuer und der Vorsteuer muss vom Unternehmen bezahlt werden. Dabei wird die USt mit der Vorsteuer verrechnet. Die regelmäßige und insbesondere fristgerechte Zahlung des Steuerbetrags an den Fiskus ist wichtig (darauf achtet das Finanzamt besonders). Das Finanzamt ahndet versäumte Zahlungen mit empfindlichen Geldstrafen. Deshalb ist es sinnvoll, Buchhaltungsprogramme zu nutzen, die Ordnung bei Einnahmen und Ausgaben schaffen. Sie sind meist intuitiv bedienbar und werden regelmäßig aktualisiert, so dass Gesetzesänderungen – beispielsweise im Steuerbereich – automatisch eingepflegt werden. Die eigenen Zahlungen an den Fiskus können bei solchen Lizenz-Anwendungen in die entsprechenden Formulare eingefügt und durch Schnittstellen, beispielsweise ELSTER, an die Behörden sicher übermittelt werden. Bei diesen Zahlungen ist es für das Finanzamt unerheblich, ob der Kunde die aufs Produkt oder auf die Dienstleistung geschlagene Umsatzsteuer bereits gezahlt hat. Daran lässt sich erkennen, dass unter widrigen Umständen die fehlende Zahlungsdisziplin der Kunden zum Liquiditätsproblem wird.

Verhinderung einer Prüfung: Die Umsatzsteuervoranmeldung

Wie bei allen Kontakten zu den Finanzbehörden sollte Transparenz und die dazu notwendige Ehrlichkeit oberstes Gebot für alle betroffenen Verantwortlichen sein. Die Umsatzsteuervoranmeldung sollte demnach regelmäßig abgegeben werden. Sie kann jeden Monat oder jedes Vierteljahr eingereicht werden. Mit der USt-Voranmeldung gibt das Venture die Höhe der im entsprechenden Zeitraum aufgelaufenen Steuer bekannt und begleicht die Steuerschuld. All diese Zahlungen werden nach Paragraf 18 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) nach Ablauf des Geschäftsjahres angerechnet. Durch diese gesetzlichen Maßgaben profitieren Betriebe und Staat gleichermaßen. Letzterer hat einen Zinsvorteil und ein geringes Risiko für den Ausfall der Zahlungen. Für Unternehmen sind die Zahlungen so gleichmäßiger und kommen nicht geballt auf sie zu. Durch die Vorsteuererstattung ist auch der Zinsvorteil auf ihrer Seite.

Rund um die Prüfungen

Wird die Umsatzsteuer im Rahmen einer Betriebsprüfung überprüft, hat die entsprechende Firma nicht viel zu befürchten. Es gibt jedoch zwei weitere Möglichkeiten. Bei der Umsatzsteuersonderprüfung werden meist nur einzelne Monate oder ein Jahr überprüft. Diese Prüfung wird angekündigt Umsatzsteuernachschau findet eine unangekündigte Prüfung aufgrund erheblicher Zweifel der Finanzbehörden an den Angaben statt

Nach der Prüfungsanordnung sollten vor dem Termin circa zwei Wochen Vorbereitungszeit liegen. Der Verantwortliche oder das entsprechende Personal sollten informiert sein und Zeit haben. Ansonsten ist es in der Regel kein Problem, den Termin zu verschieben. Auch den in der Prüfungsanordnung möglicherweise angeforderten Datenträger mit den Daten der Umsatzsteuer muss man im Grunde erst zur Prüfung selbst bereithalten. Falls die Räumlichkeiten nicht ausreichend sind, kann die Prüfung auch in der Kanzlei des zuständigen Steuerberaters oder im Finanzamt selbst stattfinden.

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